株式会社ビル代行 様 導入事例

「WebAS プロパティ」を中心に基幹業務・情報系システムを再構築

今年10月で創業55周年を迎えた株式会社ビル代行様は、独立系ビルメンテナンス会社として、オフィスビル、商業ビル、学校施設、ホテルなどあらゆる建物の清掃・設備・警備管理業務を中心とした建物運営業務、およびコンサルテーション業務を全国で展開されています。2006年1月、同業の日本ビルサービス株式会社様と新グループを形成し、同業界では最大手の独立系企業グループとして躍進しており、今後の活躍が注目されています。
2008年1月、グループ全体の経営基盤を整備するとともに、業務プロセスの改善、営業活動支援の強化、人材情報の有効活用、インフラ整備を図ることを目的に基幹系システム、情報系システムを一新されました。
今回は再構築を決定されました矢口社長、導入に深く関わられた西村取締役をはじめとする経営企画部の方々にお話を伺いました。

導入の背景

会社の成長に見合ったシステムを！

ビル代行様は、事業拡大に伴い、経営管理基盤の見直しという必要性に迫られていました。以前から使っていたオフコン・手組み・COBOLの基幹業務システムと、現状とのギャップが顕著になってきており、社内ではこれをなんとかしたいという雰囲気がありました。

「私がこの会社に参りまして14年程経ちます。その当時はCOBOLで自社開発をしていましたので、当然自社のニーズに合っていました。そこから比べると、会社規模も大きくなり、それに合ったシステムに変えていく必要性を感じていました。常々私は企業を運営していく上で、システムは極めて重要なインフラだと認識しておりました。」(矢口 氏)

同社では、矢口社長が就任後も、2度にわたりコンサルタントから提案を受け、システムの方向性を模索されていました。

「10年ほど前にコンサルタントから提案を受けたとき、財務系・人事系・管理系といった基幹系以外に、情報系というものが非常に重要であるという指摘がありました。情報系をどのようにしていくかで、その会社の考え方、レベル、価値観などが分かると。会社としてまとまった形、ひとつのカルチャー、ひとつの価値観に基づいた仕事を、組織的に出来るようにするためには、情報系システムの充実が不可欠だと考えていました。」（矢口 氏）

「前回のSFAは、5年間使っていましたが、利用率が低かったですね。みんなが使ってもらえるものにしないと、当社が持っているノウハウが人事異動のたびに流出してしまい、勿体無い。お客様に対して、またそのビルにおいての様々な過去の記録、業務内容が残っていない、本来当社の資産になるべきものが蓄積出来ないということに苛立ちを覚えてました。」(西村 氏)

2006年1月、日本ビルサービスがグループの一員に加わりました。規模的にも業務的にも同じくらいの会社で、同様にシステムを再構築したいという要望を持っていました。そこで、2社共同のシステム再構築に向けたプロジェクトがスタートしました。

導入の効果

ワンストップでのサポートが決め手！

「今回、導入システムを決めるに当たりまして、しがらみはまったく無かったですね。選定方法は、システムに関わる人達が、自分達で選びました。私としては、ずっと情報系にこだわりがありましので、『こういうアイデアを実現出来るものを選んで欲しい』というお願いをしました。今回2社合同のプロジェクトでシステム導入を検討しましたが、『自分達が今迄やったこと、今迄のシステムで得ていた事など、細々したことにこだわり過ぎるとなかなか合意に達しない』というアドバイスをしました。
今までの我々のやり方、管理部門の仕事の進め方が本当に合理的なのか、効率的なのか、これを機に見直したいと思いました。
どこの会社でも使えるような標準的・汎用的なシステムに、我々の仕事を合わせていく。それにより、無駄なやり方を無くし、2社の仕事の進め方も同じになり、お互い歩み寄ることが出来るのではないかと考えました。」（矢口 氏）

「今までのシステム担当者は、少し知識のある人を集めて育てていくという状況で、常に社内にそういう人材が十分確保できていたわけではありません。旧システムでは、オフコンはA社、経理はB社、人事はC社、情報系はD社というようにバラバラでした。それぞれの担当が、それぞれのベンダーにアポイントを取り、確認してということでしたので、そこを何とかしたいと感じていました。何かあったとき、窓口一本で解決出来るところにしたいと思いました。」（西村 氏）

「今回選定にあたり、FJBはWebASシリーズやGLOVIAなどがあり、横の連携、人事から会計連携、販売から会計連携であるとか、WebAS Key's Portalと販売の顧客マスタや取引先マスタのデータ連携できるとか、営業支援システムと連携出来るといったことが評価出来ました。
2006年7月にRFP(依頼提案書)を行い、提案が出てきた6,7社の中からコンサルタントを交え、今回導入したシステムに決めました。」(田辺 氏)

「オフコン時代は、システムが分散しており、データベースが作れなかったので、数字を出す経営企画としては歯がゆいところがありました。経営トップから求められる情報を、すぐ出せるシステムというのが必須でした。」(西村 氏)

導入システム

WebASプロパティを中心としたトータルシステム導入！

「情報系システムは、空気みたいな存在だと思います。システムを変えたことで便利になれば、『ああ入れて良かったな』となりますが、その操作が面倒で複雑だったりしますと、ユーザは使わなくなります。どんなに良いシステムを入れても、それはただの箱です。今回のシステム導入の狙いをきっちり理解して、そういう使い方をしないとうまく回りません。各人の頭の中にある知識がそこに留まっている限り、それは会社のノウハウではなく、個人のノウハウです。会社のノウハウにして、会社の財産として蓄積して共有化するという導入目的が理解されないと意味が無いです。」（矢口 氏）

「自社開発の旧SFA（営業支援システム）は、グループウェアとSFAと混ざった、ちょっと中途半端な形でした。今回『顧客深耕日報』を導入して、営業支援の仕組みが強化されました。」（大磯 氏）

「これほどのシステムを、一気に入れ替え、実質一年で構築しようとしたわけですから、非常に乱暴な決断だと思いました。本来ならば、3年くらい掛けて徐々に入れ替えるというのが筋でしょうが、みんなの気持ちを一つにまとめ、挑戦していくという道を選び、その結果若干延長になったとしてもそれは仕方がないということで取り組みました。」（西村 氏）

期待する導入効果

新システム導入で業務プロセス改善へ！

「旧システムは、ボタンを押せばすぐ書類が出てくるものでした。新システムは、ただ作業するというのではなく、横の連携を考え、自分も意識していかなければいけない。逆にいうと業務プロセスを変えるため、それを狙ったということもありますが、それを理解してもらうのは大変でした。入力に関しては、今までキーボード中心だったものがマウス操作が入ったり、そういうオペレーションに馴染むのに、半年くらいはかかるのではないかと思います。その中で、入れたデータを自由に取り出せる環境が出来たということを、みんなで考えていけばいいと思います。現場がそれを使うことにより、何が見えてくるのか。そういう教育をし、そういう雰囲気作りをしていけば、営業面に必ず活かせると思います。」(大磯 氏)

「WebASプロパティは、ビルメンテナンス向けの特殊な販売管理システムです。これを活用して、当社の今までのやり方を、業界標準、スタンダードなものに変えて行ければよいと思います。」(田辺 氏)

今後の展開

更なる経営へのシステム活用を！

「今までは自社開発で、頭の中に色々入れていたこともありました。今度は使ってもらわないと意味がないので、運用マニュアルを強化し、皆さんに標準的に使ってもらえるようにしたいですね。後は、データを色々取り出せるので、その活用方法も勉強していきたいと思います。」(相原 氏)

「新しいシステムが短期間で導入できたのは、FJBさんのおかげだと本当に感謝しています。当社の社員も、いままでに無いほど頑張って、よく付いて来てくれたと思います。何とか形になってきましたが、逆に課題も沢山見えてきました。従来から不足していた内部規定であるとか、運用マニュアルであるとか、そういったものはシステムを入れ替えても何も変わりません。基本である基準がないと、システムは基準通りに動いてくれない。きちんとした規定、マニュアルを整備して、本来あるべき姿を理解してもらい、本当にみんなが使えるシステムにしていきたいと思います。引き続きご協力をお願いしたいと思います。 」(西村 氏)

新しい仕組みで動き出したビル代行様は、よりシステムを効率的に使いこなすため、さらなる社内の管理基盤整備に取り組もうとされています。蓄積したデータを活用してこそ、活きたシステムといえます。こうした活動を、FJBのワンストップソリューションが強力にサポートいたします。

（注）お役職につきましては、2008年8月現在です。

お客様情報