自治体 職員ポータル導入事例

下野（しもつけ）市は、関東平野の北部、栃木県の中南部に位置し、都心から約85ｋｍ圏にあり、首都圏の一端を構成しています。北は県都宇都宮市、南は小山市、東は二宮町と上三川町、西は栃木市と壬生町に隣接しています。
JR宇都宮線の自治医大駅を中心に新市街地が拡がり、日光街道沿いの小金井や石橋の旧宿場町とその周辺部の田園地帯とともに下野市を形成しています。

合併に伴い平成15年12月、合併協議会を発足。各分科会で、合併後の体制について協議が始まりました。 情報系システムは3町バラバラで構築されており、それを統合・刷新していこうということで検討開始。16年秋、3社でコンペを行い、FJBの提案に決定されました。今回は情報系システムの導入に深く関わられた、下野市総務企画部企画財政課の長様、神戸様、柏崎様、飯野様にお話を伺いました。

導入の背景についてお聞かせください。

平成18年1月、南河内町と国分寺町と石橋町が、対等合併しました。庁舎は分庁方式を採用。導入していたシステムは、各種証明書の発行や住民サービスを行う『基幹系ネットワーク』と、『情報系ネットワーク』に大きく分類されます。基幹系ネットワークは、3町とも同一メーカーのシステムでしたが、情報共有や財務会計などの情報系ネットワークは、南河内町と国分寺町が富士通ビジネスシステム（FJB）のシステム、石橋町が別メーカーのシステムを採用していました。
合併による住民サービスの低下を防ぐという重要課題があり、それを考慮した上での新システムの検討が始まりました。

神戸 氏
「今回は、住民サービスに直接影響する基幹系のシステムには手を付けず、情報系のシステムから統合していこうということになりました。分庁方式を採用しましたので、全職員の情報共有を可能にする統一システムを、新たに構築する必要性がありました。そこで16年秋にプロポーザルコンペティションを行いました。必要最低限のシステムと、オプションとしてどういうものがあるかという基準で、費用や内容などを比較させていただきました。その結果、2から3週間後、FJBに最終決定しました。今回の主なテーマである『職員ポータル』には、シングルサインオンという機能がありました。その当時、他社の案には無かったですね。情報系ではかなり多くのシステムを使っていて、その一つ一つにID・パスワードを入れるのは非常に煩雑でした。1回ログインすれば、ポータルと連携しているシステムにシームレスに入れるという点を、評価者全員が認めていました。その他の条件も検討し、最終的にトータルで判断しました。」

導入の経緯について

合併前の平成17年8月に一部サーバが導入され、12月には端末展開が始まりました。基本的には、職員一人一台体制での導入になりました。

合併に伴うデータ統合は、主に財務会計、人事給与で行われました。各町によりデータ形式がまちまちで、紙ベースのところと、電子データのところがありました。データ移行は、CDやMOや回線を使用して行われ、旧国分寺町の庁舎にシステムが統合され、他の庁舎は回線を使って利用する形態が取られました。
また、三庁の他には保険福祉センター「きらら館」をIP電話網で結び、内線電話コストを削減することが出来ました。

神戸 氏
「端末を使っている職員は、三箇所の庁舎とその他合わせて約480台。一部の職員を除いて、一人一台体制となりました。施設としては当初50施設でしたが、2施設減って現在48。三つの庁舎の他、小中学校、児童館、保育園などにも配布しました。講習会は、3月に退職予定者を除いて全員参加しました。小中学校には事務用パソコンを1台設置し、それを使い伝票の入力をします。これは教職員のネットワークとは別になります。
18年1月の合併の段階では、一次導入のシステムは動いていましたが、職員の講習がまだというものは、段階的に導入しました。18年4月から電子決裁、庶務事務がテスト運用に入り、施設予約が本稼動、その後文書管理システム、施設予約の外部からの空き状況検索といった順で稼動し始めました。」

システムを導入して

旧南河内町は、財務会計システムを専用端末6台で処理していました。今回の合併による変更で、自席で処理できるようになりましたので、利便性が良くなったという声を多数聞きます。また、公用車の予約などに関しても、電子化され、効率化されました。

神戸 氏
「職員ポータルの使い勝手は、以前のグループウェアに比べ、かなり楽ですね。4分割画面で、伝言メモがあり、決裁の依頼等いちいちシステムにログインしなくても見ることが出来ますので、そこが大きいですね。今までは、1回1回それぞれのシステムに入らないと分からなかった情報を、すぐ見ることが出来ます。メールと掲示板、スケジュールなど、今では皆必ず見ますね。」

飯野 氏
「南河内町時代は、財務の入力は二階、下に戻ってという繰り返しでした。それが今回のシステムに統合され、自席で出来るようになりました。ポータルの4分割画面も見易いですね。以前、別の部署の時はスケジュールをあまり利用していませんでしたが、情報担当部門に配属が変わり、毎朝今日のスケジュールを確認するようになりました。自分のスケジュール把握をきちんとするようになり、仕事もし易くなりました。」

長 氏
「私は旧国分寺町でも、スケジューラを使っていましたが、まだまだ使いこなしていないところがありました。公文書以外の、内部でのやり取りは全てパソコンを使うということが前提になり、これを見ないと仕事が始まらなくなりました。そこで全員が使うことにより、ますます効率アップに繋がっていくと思います。」

柏崎 氏
「どなたも言っておりますが、私もやはり公用車や会議室の予約が出来るようになったことが、便利になったと感じています。」

神戸 氏
「特に出先施設の方は、課長が現地にいませんので、電子決裁を使うと出張や休暇申請など、ここまで来なくていいので、メリットを感じていると思います。」

ホームページについては、もともと各町ばらばらのやり方で、ホームページ作成ツール等を使い作成していました。今回「ホームページ支援システム」の導入で、各部署の担当者が原稿を作り、担当課長の承認を得て、ホームページを管理している秘書広報課にデータが流れ、そこで公開手続きが取られ、外部に公開というフローに変りわりました。職員の意識の中で、ホームページを利用して情報発信するということを考えるようになり、更新頻度が上がりました。

今後について

長 氏
「文書管理システムについては、公文書が県から来れば関係者に回します。現在パソコンで回す場合と紙で判子を押して提出する場合と二種類あります。今後は電子決裁をもっと増やしていきたいですね。」

神戸 氏
「現行で大きな課題は、施設の一般市民からの予約。これが少し遅れているので、ここを充実させていくことと、導入時庶務分野で先行して使っている電子決裁の利用規模拡大ですね。この二つが特に大きいと思います。
内部情報系は、職員ポータルがあって、そこに直接ぶら下がっているものと、電子決裁で繋がっているものとありますが、電子決裁は、いきなり導入では付いていけない人もいますので、まず慣れるために庶務事務から始めました。今後順次範囲を広げていく予定です。」