ポータル + 文書管理・電子決裁導入事例

栃木県小山市様は、栃木県南部に位置し、人口16万人を超える県内第2の規模を誇る地方自治体です。
「内部事務の効率化」をキーワードに、平成15年度より文書管理システム導入を検討。「文書管理システム」を導入した場合の「投資対効果」を検討し、その結果今回の「WebAS Key's Portal」をキーとした内部事務システム（文書管理、電子決裁）の構築に踏み切りました。

職員ポータル導入に関して、小山市総務部IT推進課の課長根本氏、宮田氏、中新井氏を中心に、文書管理・電子決裁導入に関して、小山市行政経営課係長岸氏、安部氏を中心にお話を伺いました。

根本氏
「2002年でしたか、東京で電子政府会議、セミナーがありました。電子自治体推進というものがどういうものか、大久保寿夫市長に同行し、参加してまいりました。色々な事例が発表されましたが、市長はその中で特に『電子決裁』に非常に関心を持たれました。当時小山市役所では、決裁を貰うのに順番待ち、あるいは市長が不在の時決裁が下りないというようなこともあり、某自治体のモバイルまで取り入れた電子決裁の事例発表に、将来の小山市のあるべき姿を見出されたのではないでしょうか。」

宮田氏
「平成16年度あたりから、庁内のIT戦略本部という、IT化を進める会議がありまして、その中で文書管理システムが上がってきました。翌年から、デモを見たり、操作性を試したり、1年くらい掛けて勉強しました。文書管理が全庁的に行うシステムであるため、ポータルと連携した方がより効率化が図れるという提案があり、ポータル導入という選択肢も出てきました。」

根本氏
「文書管理システム導入は、長年の懸案事項で、2年程前から検討を始め、稼動に漕ぎ着けたわけです。庁舎内のスペース・ロッカーの問題等、紙の処理が多過ぎるので何とかしたい。それを改善しようということで、平成16年頃から検討を重ねてきました。この件に関しては、電子自治体に相応しいという他に、庁内組織の行政改革関連の部会でも『紙を無くして、電子化を！』ということもあり、全体的にそういう機運が高まってまいりました。」

小山市は、電子自治体への取り組みを積極的に推進。10年前から財務システムで電子決裁を導入しました。今回の電子決裁導入への布石がありました。 平成15年あたりから事務職員に対して、パソコン一人一台という環境面も整備されてきました。
しかしながら、電子決裁、文書管理システム導入の潜在的ニーズは感じていましたが、具体的にその導入効果を明確化し、予算化出来るまでには至っていない状況でした。

根本氏
「平成16年から17年に掛け、FJBから『投資対効果提案』がありました。週1回程度勉強会を開き、文書管理・電子決裁導入に関して、様々な角度から分析をしました。一人の職員が収受起案して完結させるまでの時間、あるいは決裁を貰うためにあちこち動き回る時間、これに一人当たりの分単価を掛け、金額に換算しました。また紙ベースの書類の7割を電子化すると、紙が年間35万枚削減出来る見込みが出ました。資源を含めた全庁的トータルコストを、年間5億円くらい削減出来そうだという分析結果になりました。数字的にはっきりした目標が出たことは、非常に良かったと思います。その結果、文書管理・電子決裁導入に関して、全庁的コンセンサスを得ることが出来ました。削減できた分を、別の市民サービスに向ければ、更なる行政サービスの向上が図れるのではないでしょうか。」

小山市では、「文書管理」、「電子決裁」導入が、平成18年度で予算化され、そのタイミングで職員ポータルの導入も決まりました。

宮田氏
「職員ポータル導入については、文書管理、電子決裁との連携ということが大きいと思います。パソコンも一人一台になり、個人ごとに画面を持てるようになり、自分の仕事の管理がそれで出来ますので、何をしなければいけないか、スケジュールや業務依頼などで『気づき』が非常にすばらしいと思いました。」

根本氏
「私も、今は毎日ポータルを使っています。非常に便利ですね。4分割された画面に、色々な行動が表示されています。職員に指示したことも、そこに表示され、『作業中』とか『完了』とか対応区分が表示。完了するまでの動きが見えますので、処理が滞っていたりすると『あれ、これはどうしたんだろう？』と気づき、適切な指示が出せるので、非常に便利です。」

中新井氏
「ポータルは期待以上でした。スケジュールの予約や仕事の依頼が、直接各個人と出来ることがいいですね。スケジュールも相手の空きを見てこちらが予約すると、承認という形で回答が来ますので、調整の手間がかからなくなりました。」

安部氏
「今までに無かった機能で、活用しているのは、ToDo機能。自分に対してToDoをすると、何日までに何をしないといけないか、日々はっきりします。また、行政経営課から各課に何かを依頼するとき、今までは紙で依頼していましたが、画面から直接担当に依頼することが出来、誰が仕掛かりで誰が完了しているか明確。期限が過ぎますと、アラートが上がりますので、常にそれが出ていますと、やらなければということになります。」

岸氏
「ポータルで非常に助かったことがあります。『電子会議室』ですが、ここでポータルと文書管理関係のQ&Aを作ったお陰で、電話での問い合わせが大分避けられたのではないかと思います。」

宮田氏
「仕様的なものや深く入りこんだ質問は、電子会議室であげてもらいました。回答は文字で整理して分かり易く説明でき、質問しない人も見ることが出来ましたので、それを見て解決したこともあったのではないでしょうか。試験運用中は、とくに質問が沢山上がりましたが、電話と比べてリアルタイムに回答しなくてもよく、すごく助かりました。」

中新井氏
「職員数が1,700名くらいいますので、役職の設定に苦労しました。自治体の場合、役職や資格の関係が複雑で、ちゃんと設定しないと逆転してしまったりで大変でした。」

安部氏
「文書管理の電子決裁は、最終目標7割です。開始から1ヶ月で5割というのは、予想以上に高い数字でした。基本的に電子決裁と言っても、どうしても電子化できないものもあります。この数字は、そういったもの以外は、全て電子化してみようという試みの結果だと思います。」

根本氏
「現在パソコン上に様々な業務のアイコンがありますが、それらを全部ポータルに組み込んで、小山市で取り扱っている業務は全てそこから入れるようにしたいと考えています。情報系の業務と汎用機を使った基幹系の業務と両方ありますが、ここが全ての業務の入り口になれば、あっちの画面、こっちの画面と渡り歩くことなく業務に入れると思います。ホスト系、汎用機系のシステムもかなりありますので、順次計画して拡張していきたいと思います。」

安部氏
「文書管理で、今職員の方がやっていることは、正直面倒なことだと思います。データ入力しているということは、データベースを作っているということです。何年か後に、案件を探したいというときに、利便性が出てきます。今はどこにしまってあるか分からない場合もあります。倉庫とか箱を見つけ出し、探さなければならない。それがシステムに登録され、電子データで添付として付いていれば、どういうものを付けて決裁されたかすぐ分かります。蓄積されたデータが将来活用される段階になると、より効果を実感できると思います。」

文書管理導入から5ヶ月。小山市では、現在電子決裁率が55％となっています。自治体では文書事務が不可欠です。そのため、業務をするために必ずポータルに入る。すると今まで見ていなかった掲示板も、必ず見るという流れになってきています。まだまだ外部から来る文書が紙のところがありますが、こちらがデータで来るようになると、益々電子化も進みそうです。
文書管理、電子決裁、ポータル導入で、庁内の「内部事務効率化」が進み、その結果さらに新たな住民サービス創造へと繋がっていくのではないでしょうか。